Muchos de los emprendedores que aquí me leen conocen la importancia de la comunicación mediante correo electrónico para manejar sus negocios.
El correo electrónico, contrario a mensajes cortos escritos por plataformas de mensajería de texto como WhatsApp, iMessage y otros, provee el espacio necesario para desarrollar ideas, propuestas y acuerdos, que solo se puede superar con una reunión presencial.
No obstante, puede resultar abrumador recibir varios correos al día, los cuales necesitan ser contestados para el buen funcionamiento y crecimiento del negocio. A veces, es virtualmente imposible responder todos esos mensajes, dedicando tiempo que podría invertirse en otras tareas prioritarias.
Una metodología que muchos hemos adoptado es la llamada “Inbox Zero”, un método de gestión del correo electrónico que busca mantener la bandeja de entrada (“Inbox”) vacía o casi vacía la mayor parte del tiempo. Enfatizo en “casi vacía”, ya que a veces la cantidad de correos relevantes e importantes es mayor de lo que podemos manejar. No se trata solo de tener “cero correos” en la bandeja, sino de minimizar el tiempo y el estrés que el email genera en la vida diaria.
Si deseas utilizar este método, es recomendable responder inmediatamente los correos recibidos cuando la respuesta tome menos de dos minutos. Si no se puede contestar de inmediato, se debe archivar, borrar o delegar, evitando acumular mensajes sin acción. Además, es útil dejar la costumbre de revisar el correo constantemente y establecer horarios específicos para atenderlo. Organizar los correos mediante etiquetas y carpetas facilita la búsqueda y agiliza la gestión.
Al aplicar estas prácticas, el correo electrónico deja de ser una carga y se convierte en una herramienta eficiente al servicio del negocio.
Minuto empresarial es una columna del autor que se publica todos los jueves en la sección de Negocios del periodico El Nuevo Día
